Bestyrelsesmøde 12. maj 2011

20110512 Bestyrelsesmøde

Til stede:           Anita,  Troels, Poul-Erik, Klaus , Mikkel, Mogens L. (gik 20.24)

1. Valg af dirigent - Troels
2. Valg af referent - Klaus
3. Godkendelse af den udsendte dagsorden – plus tilføjelser ialt 14. punkter
4. Godkendelse  af  referat fra sidste møde – Referat godkendt se også nedenfor
5. Opgaver der skal løses, som Beboerne pålagde bestyrelsen, bl. Andet Husorden – parkering altaner- børn m/m
6. Gennemgang af driften  samarbejdsaftalen
7. Torsten har ferie, derfor intet nyt fra driften
8. Gamle Co2 besparelser
9. Energispareprojektet
10. Årsregnskabet
11.Udestående sager
12. Udvalg
13. Næste møde- Næste møde torsdag den 9. juni
14. Evt.



Ad. 4
Mogens om forretningsorden til afdelingsbestyrelsen:
Punkt 5: Udsendelse af dagsorden.
Vedtaget ændring: Det tilstræbes at dagsordenen udsendes weekenden inden mødet.

Mogens om forretningsorden til afdelingsmødet:
Undgå at folk siver.
Vedtaget ændring: Vi skriver i indkaldelsen, hvornår mødet forventet afsluttet.
Dirigent afsnittet om tidsfrister – flyttes til paragraf2 ? (det må Mogens tage op på beboermødet)

Ad 5:
Oplistning af problemer kunne være en start.
 Prioritering af hvordan vi vægter problemerne – vi kan ikke løse alle.
 Debataften med oplægsholder udefra.
Masser af emner – vi har rigeligt til selvstændigt bestyrelses møde.
Debatmødet skal afholdes i efteråret.

Ad 6:
Poul-Erik vil gerne have en dag på ”kontoret”. Spørge Torsten om det kan lade sig gøre.

Vedtaget:
Vi beder Torsten om en ”ajourføring” af Driftsstruktur oversigten  fra 1994 vurderet i forhold til vores nuværende arbejdskraft (Anita). Herunder vil vi også diskutere hvad der kan udliciteres.

Vedr. samarbejdsaftalen:
Vi har faktisk allerede vedtaget at fordelingsnøglen ved afdelingsleder skal sættes i forhold til beboerantal.
Problemet med manglende betaling for Kaj skal løses.

Vedr. papir med forslag baseret på splitansættelse:
Tvivl om præmisserne – er AB indforstået med at de skal betale mere og få mindre – relativt (Klauses udlægning)




Øvrige punkter udsat på grund af tidsmangel. 

Næste møde torsdag den 9. juni

Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet

20110427 Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet

Forretningsorden for afdelingsmøder Bæk-/Fosgården


§ 1
Antal afdelingsmøder, valg m.v.

Der afholdes 2 ordinære afdelingsmøder. Det ene er budgetmødet. Det andet er regnskabsmødet, hvor der også foretages valg

På regnskabsmødet beslutter afdelingsmødet, om det selv eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen.  På mødet bestemmes tillige antallet af medlemmer i afdelingsbestyrelsen, der skal være ulige og mindst 3.

Beslutninger om ovennævnte forhold er gældende, indtil de atter sættes på dagsordenen.

Afdelingsmødets øvrige opgaver og beføjelser fremgår af gældende lovgivning.

§ 2
Indkaldelse til afdelingsmødet

Afdelingsbestyrelsen indkalder ordinære afdelingsmøder samt til ekstraordinært møde, hvis boligorganisationens bestyrelse, et afdelingsmøde eller mindst 10% af husstandene fremsætter krav om det. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden, tid og sted for mødet.
Vi skriver i indkaldelsen, hvornår mødet forventet afsluttet

§ 3
Adgang til mødet

Adgang til afdelingsmødet har afdelingens lejere, disses ægtefæller og hermed ligestillede personer. Adgang uden stemmeret har tillige boligorganisationens bestyrelse og repræsentanter for denne. Boligorganisationens bestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret.

§ 4
Dirigenten

Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet i overensstemmelse med boligorganisationens vedtægter, denne forretningsorden og god skik for foreningsledelse. Enhver mødedeltager har pligt til at følge dirigentens anvisninger efter denne forretningsorden og dirigentens skøn i øvrigt.

Dirigenten konstaterer ved mødets start, om mødet er indkaldt og materiale udsendt rettidigt: Ved ordinære afdelingsmøder indkaldes  4 uger før, og materialet udesendes senest 1 uge før. Ved ekstraordinære afdelingsmøder henholdsvis 2 uger og 1 uge før. Hvis der er udarbejdet skriftlig beretning fra afdelingsbestyrelsen, skal den være udsendt senest 1 uge før mødet.

Dirigenten forestår valg af et stemmeudvalg på mindst 2 personer til hjælp ved gennemførelse af afstemninger.

§ 5
Mødeledelse og beslutninger

På mødet kan kun træffes beslutning om punkter på dagsordenen og om rettidig indkomne forslag, der skal være bekendtgjordt for afdelingens beboere senest 1 uge før mødet.

Dirigenten giver ordet til talere i den rækkefølge, de melder sig til ham. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet måtte fastsætte begrænsning. Talerne skal holde sig til det punkt på dagsordenen, der er til debat.

Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om punktet er afsluttet.

Dirigenten skal give ordet udenfor talerrækken til indlæg vedrørende forretningsorden og mødets ledelse. Forslag om ny dirigent sættes straks til afstemning, der ledes af dirigenten.

Ved valg og øvrige afstemninger har hver husstand 2 stemmer uanset husstandens størrelse og antallet af fremmødte.

Afdelingsmødet afgør sagerne ved almindeligt flertal af de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, der i vedtægterne er fastlagt særlige stemmeandele for. Blanke og ugyldige stemmer tælles ikke med i antallet af afgivne stemmer.

Ved valg foretages skriftlig afstemning med mindre der kun er opstillet det antal kandidater, der skal vælges. Forslag om skriftlig afstemning vedr. andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal.

§ 6
Valg af formand med flere

Hvis der er foreslået 2 kandidater til formandsposten, og begge får lige mange af de afgivne stemmer, foretages omvalg. Står de atter lige, foretages lodtrækning.

Hvis der er flere end 2 kandidater til en post, og ingen opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny afstemning mellem de 2, der opnåede flest stemmer. Står stemmerne herefter lige, foretages lodtrækning.

Medlemmer af afdelingsbestyrelsen vælges samles i en afstemning, hvor alle kandidater deltager. Den/de med højeste stemmetal opnår valg. Suppleanter vælges på tilsvarende måde ved særskilt valg, idet den med højeste stemmetal er 1. suppleant, den med næsthøjeste 2. suppleant osv. Ved stemmelighed om det yderste mandat gennemføres lodtrækning.

Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræstentantskabsmedlemmer og suppleanter skal der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig.

§ 7
Referat

Der tages referat af trufne beslutninger med kort sammendrag af drøftelserne, og afstemningsresultater angives præcist. Referatet underskrives af referent, formand og dirigent. Referatet offentliggøres i afdelingen senest 4 uger efter mødet.


Denne forretningsorden er vedtaget af afdelingsmødet den ...

Forrretningorden for afdelingsbestyrelsen

20110427 Forrretningorden for afdelingsbestyrelsen


Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen i  Bæk-/Fosgården


§ 1
Indledning

Afdelingsbestyrelsen udøver sin virksomhed på møder. Denne forretningsorden supplerer boligorganisationens vedtægter, og den udformes og ændres alene ved afdelingsbestyrelsens beslutning.

Afdelingsbestyrelsens opgaver og beføjelser fremgår af gældende lovgivning.


§ 2
Konstituering og mødeplanlægning

Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv, hvis det ikke sker på afdelingsmødet, dog senest på det første møde efter der har været afdelingsmøde med valg.

Der holdes møder efter behov, dog mindst 4 gange om året.

Nyvalg til eller udskiftning på tillidsposter kan kun ske i det forum, som har valgkompetencen.

Resultatet af konstitueringen og eventuel mødeplan meddeles Bo-Vest.

§ 3
Deltagere i afdelingsbestyrelsesmødet

Suppleanter til afdelingsbestyrelsen deltager i mødet med taleret, men uden stemmeret.

Afdelingsbestyrelsen kan invitere til deltagelse i mødet, evt. alene til et bestemt dagsordenpunkt. Repræsentanter for boligorganisationens ledelse kan deltage i mødet uden stemmeret.

§ 4
Indkaldelse/Oprykning af suppleanter

Der gives stemmeret til suppleanten for et medlem ved dennes fravær i længere tid pga. sygdom, rejse og lignende, hvis fraværet forudses at vare mindst 3 måneder.

Hvis et medlem flytter fra afdelingen eller udtræder af afdelingsbestyrelsen, indtræder suppleanten i stedet. Hvis det drejer sig om formanden, og denne er valgt af afdelingsmødet, gennemføres nyvalg snarest muligt.

§ 5
Indkaldelse af afdelingsbestyrelsesmøder

Formanden indkalder til møde, når det skønnes nødvendigt, dog mindst 4 gange om året. Der skal også indkaldes til møde, hvis mindst 2 medlemmer forlanger det.
Det tilstræbes at dagsordenen udsendes weekenden inden mødet.



§ 6
Dagsorden

Dagsordenen til ordinære møder skal indeholde følgende punkter:

·         Godkendelse af referat af sidste møde
·         Nyt fra formanden og afdelingslederen
·         Sager til drøftelse og beslutning
·         Eventuelt
·         Punkter til næste mødes dagsorden

Punkter, hvortil der inviteres gæster, placeres tidligt på mødet.

På det sidste afdelingsbestyrelsesmøde før det afdelingsmøde, hvor der aflægges beretning, godkendes denne af afdelingsbestyrelsen.

§ 7
Mødeledelse

Møderne ledes af valgt mødeleder. Der kan afviges fra dagsordenpunkternes rækkefølge, hvis mødelederen skønner det hensigtsmæssigt.

Deltagerne for ordet i den rækkefølge, de melder sig.

Møderne bør max vare 3 timer.

§ 8
Beslutningsdygtighed og afstemninger

Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal ved håndsoprækning.

Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§ 9
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde

Der udarbejdes referat af mødet med redegørelse for trufne beslutninger. Referatet fremlægges til godkendelse på næste møde.

Formanden informerer administrationen om trufne beslutninger.

§ 10
Nedsættelse af udvalg og lignende

Afdelingsbestyrelsen kan nedsætte udvalg o.lign til varetagelse af bestemte opgaver. Beboere og andre med tilknytning til afdelingen kan deltage. Udvalgets opgave(r) formuleres i samarbejde med afdelingsbestyrelsen, og der udpeges en formand eller kontaktperson, som er bindeled til afdelingsbestyrelsen.

§ 11
Afdelingsbestyrelsen udadtil

Afdelingsbestyrelsen kan ikke på egen hånd indgå aftaler, som binder afdelingen juridisk eller økonomisk udadtil.


§ 12
Tavshedspligt

Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt om beboeres personlige og private forhold.

§ 13
Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb

Hvis det ikke er sket på afdelingsmødet vælges en kasserer, der forvalter rådighedsbeløbet efter afdelingensbestyrelsens anvisninger og fremlægger regnskab til godkendelse.


Denne forretningsorden er vedtaget af afdelingsbestyrelsen den  27. april 2011

Bestyrelsesmøde 27. april 2011

20110427 Bestyrelsesmøde


Til stede:           Anita,  Troels, Poul-Erik, Klaus , Mikkel
Afbud:               Mogens L.

1.       Konstituering af bestyrelsen
2.       Forretningsorden både til bestyrelse og beboermøde
3.       Opgaver der skal løses, som beboerne pålagde bestyrelsen
4.       Samarbejde angående driften, pålagt af beboerne
5.       Evt. andre forslag til forretningsorden, bedes disse medbragt på bestyrelsesmødet
6.       Næste møde


Ad. 1
Vi konstituerer os med en formand.
Formand:         Anita
Kasserer:          Poul-Erik
Sekretær:         Klaus

Anita og Poul-Erik er medlem af Bo-Vest repræsentantskab.
Troels er medlem af Brugergruppen.

Anita vil gerne klædes på med kurser til at varetage posten. God idé – gælder alle i bestyrelsen.

Ad. 2
Bestyrelsen bearbejdede og vedtog forslag til forretningsorden for afdelingsbestyrelsen. KAB udgave fra februar 1998. Fortrinsvis den korte udgave. Få ændringer.

Tilsvarende blev  forretningsorden for afdelingsmøder bearbejdet.  Dette skal fremlægges og godkendes på afdelingsmøde.


Ad. 3 Udsat
Ad. 4 Udsat

Ad. 6
Næste møde torsdag den 12. maj kl. 17.30
Anita hører Torsten om han har noget til mødet.

Sag om energisparekvote - hvor blev den af?

Sagens akter

Agnete har fremskaffet sagens akter fra Albertslund Varmeværk. Papirerne er indscannet og kan læses i ovenstående link.

Bygningsgennemgang med bestyrelsen 7. april 2011

20110407 Referat af møde
Oversigt langtidsplan



Bygningsgennemgang VA 58


Mødedato og –tid
Torsdag den 07. april 2011 kl. 17.30


Sted
Bestyrelsens lokale


Deltagere
Bestyrelsen
Driftsleder Torsten Dose Mortensen


Indkalder/referent
Torsten Dose Mortensen, Driftsleder



Bygningsgennemgang for budget 2012

Nu er tiden inde til at foretage den årlige bygningsgennemgang.

Bygningsgennemgangen er udgangspunktet for vedligeholdelses- og fornyelsesplanen, der igen danner grundlag for næste års budget og husleje.
Der vil på mødet være rig mulighed for at fremkomme med ønsker og forslag til fornyelser og vedligeholdelsesarbejder.

Dagsorden
1. Eventuel rundgang på afdelingen
2. Gennemgang af den eksisterende langtidsplan – se vedlagte
3. Opfølgning og nye forslag til langtidsplanen
4. Evt.
  
Mødet forventes at tage ca. 2 timer.


Ad 1:
Der blev ikke foretaget rundgang på afdelingen.

Ad 2:
På mødet blev uddelt oversigt over langtidsplan for 2011 med overførte aktiviteter fra tidligere år.
Den samlede langtidsplans aktiviteter blev gennemgået enkeltvis. Den enkelte aktivitet, aktualiteten, beløbet hertil samt frekvens blev gennemgået.



Følgende blev bemærket under punkt 2:
Det blev aftalt at driften gennemgår aktivitet 221 – (istandsættelse af flytteboliger – vægge og gulve) samt aktivitet 421 – (istandsættelse af flytteboliger – maling), for klarhed over behov og anvendelse.

Ad 3:
Det blev aftalt at driften undersøger kostpris for fotografering, kortlægning og tilstandsvurdering af afdelingens kloaker. Udgiften forsøges afholdt inden for budget 2011 – ellers indregnes den i langtidsplanen for 2012.
Rensning, reparation og alm. vedligehold indregnes i langtidsplanen.

Driften undersøger mulighed og pris for yderligere belysning ved depotdøre i træfacade.

Driften undersøger pris for montering af eternitplader mellem havehegn og belægning.

Det undersøges om det afsatte beløb, til vedligehold af udendørs belægning, svarer til virkeligheden.

Ovennævnte aktiviteter vil have konsekvens for den årlige henlæggelse i afdelingen.

Ad 4:
Der vil blive opsat batteribøtter i de enkelte affaldsøer.

Askebægre, krukker eller lignende ønskes opsat ved de enkelte opgange.

Ekstra papirkurve ved opgangsside ønskes monteret.

Der skal indhentes pris på ekstra lamper langs ”Grønningen”.(Jeg har talt med elektrikeren – der kommer den manglende lampe op der hvor der har været opkørsel til skurbyen – endvidere vil han undersøge muligheden for ekstra styrke i eksisterende amaturer).

Udgiften til de i punkt 4 nævnte ønsker forsøges afholdt inden for budget 2011 – ellers indregnes de i langtidsplanen for 2012.




Med venlig hilsen

Torsten Dose Mortensen
Driftsleder
Albertslund Nord