Regnskabsafdelingsmøde mandag den 28. marts 2011

Referat fra regnskabsafdelingsmøde i VA afd. 8 Bæk- & Fosgården 
6. april 2011
Afholdt mandag den 28. marts 2011 i Beboerhuset, Bækgården 17


Dagsorden:
1.      Valg af dirigent
2.      Valg af referent
3.      Godkendelse af den udsendte dagsorden
4.      Valg af stemmeudvalg
5.      Godkendelse af referater fra budgetbeboermøde den 13. september 2010
6.      Gennemgang og godkendelse af afdelingens regnskab for 2010
7.      Orientering om afdelingsbestyrelsens regnskab 2010
8.      Orientering om økonomien omkring nyttehaverne
9.      Afdelingsbestyrelsens beretning for 2010
10.    Behandling af indkomne forslag
         a. Varmebesparelsesprojekt ESCO til beslutning
         b. Forslag til bemanding af driften samt driftssamarbejdet
11.    Valg
         a. Valg til afdelingsbestyrelsen
         b. Valg af interne revisorer
         c. Valg til bolignetbestyrelsen
         d. Valg til Brugergruppen (Albertslund Varmeværk)
12.    Orientering om VA’s generalforsamling
13.    Eventuelt

På mødet deltog 22 husstande.


1.      Valg af dirigent
Anita Kallesø bød velkommen og foreslog Poul Erik Jensen som dirigent.

Poul Erik Jensen blev valgt som dirigent, og konstaterede, at beboermødet var lovligt indkaldt.


2.      Valg af referent
Tina Jepsen fra administrationen i BO-VEST blev foreslået som referent.

Tina Jepsen blev valg som referent.


3.      Godkendelse af den udsendte dagsorden
Den udsendte dagsorden blev godkendt.


4.      Valg af stemmeudvalg
Det blev besluttet, at punktet udsættes til det evt. bliver aktuelt.


5.      Godkendelse af referater fra budgetbeboermøde den 13. september 2010
Agnete Høpfner gjorde opmærksom på, at hun ikke har fået udleveret budgettet.

Referatet blev godkendt af forsamlingen.


6.      Gennemgang og godkendelse af afdelingens regnskab for 2010
Driftsleder Torsten Dose Mortensen gennemgik regnskabet og de overordnede konti. Regnskabet viser et overskud på ca. 150.000 kr.

Afdelingsleder Torsten Dose Mortensen nævnte problematikken om, at der er ansat en medarbejder i VA, der servicerer de beboere, der ringer eller kommer på ejendomskontoret uden at gøre forskel på, om de kommer fra AB eller VA. Der har tidligere været en aftale om, at AB betalte et beløb ved årets udgang. Men ved udskiftning af medarbejdere, er dette ikke blevet overdraget derfor har der ikke været afregnet siden 2007. Der arbejdes i øjeblikket på at finde en løsning både med tilbage-virkende kraft og fremadrettet, idet denne fremgangsmåde ikke er lovligt mere pga. moms-problematikken om at købe/sælge ydelser.

Det blev spurgt til, hvordan det kan være, at pasning af Grønningen er blevet fordelt fifty/fifty, idet man mente, at der tidligere er godkendt en anden fordelingsmodel for pasning af Grønningen. Dette kunne der ikke svares på ved mødet.

Det blev oplyst, at de arbejder man ikke nåede at få udført i 2010, f.eks. udskiftning af ventilation er udskudt til 2011.

Der har været en stor renteindtægt på konto 202, der skyldes at der har været afsat penge til byggesagen. Til gengæld har der tilsvarende været en stor udgift på konto 125-128, der vedrører ydelser til lån og afskrivninger på byggesagen.

Det blev nævnt, at det er svært for beboerne at sætte sig ind i regnskabet, og at der er et ønske og et behov om at gøre noterne mere præcise. Anita Kjeldsen fra administrationen tilkendegav, at det er meget positivt, at forsamlingen sætter sig så grundig ind i regnskabet, og vil tage ønsket op i administrationen.

Driftsleder Torsten Dose Mortensen foreslå at de kommentarer og forklaringer, der laves til afdelingsbestyrelsen, fremover vedhæftes det store regnskab.

Regnskabet blev herefter sat til afstemning.

2 undlod at stemme mens resten af forsamlingen stemte for.

Regnskabet godkendt.


7.      Orientering om afdelingsbestyrelsens regnskab 2010
Regnskabet er revideret af Henning Osborne.

Poul Erik Jensen gennemgik kort afdelingsbestyrelsens regnskab 2010.

Der er brugt ca. 9.912 kr. og der er en kassebeholdning på ca. 87 kr.

Orienteringen blev taget til efterretning.


8.      Orientering om økonomien omkring nyttehaverne
Lizzi orienterede om økonomien omkring nyttehaverne, og oplyste, at der ikke er ikke holdt nogen havefest sidste år.

Alle nyttehaver er udlejet på nuværende tidspunkt. Der er en beholdning på 9246 kr. 
I 2011 er der købt en fræser til 6.500 kr. 

Orienteringen blev taget til efterretning.


9.      Afdelingsbestyrelsens beretning for 2010
Formand Anita Kallesø aflagde afdelingsbestyrelsens beretning.

”Så gik igen et år. Vi har set, at byggesagen skred frem, og snart er færdig. Vi har fået et rigtig flot udseende og nu er der ved at blive lagt sidste hånd på de grønne områder. Parkeringspladserne er stort set i orden, der mangler kun lidt afmærkninger. Næsten alle carporte er udlejet, og der er lavet kampagne for de ikke udlejede.

På sidste byggemøde, er det aftalt, at det hele er færdig og Grønningen ryddet omkring maj måned.

I forhold til udearealerne, er det grønne udvalg i fuld gang med at få legepladser og hyggekroge op at stå. Der arbejdes på økonomien omkring dette.

Lyngmosevej er ikke afklaret endnu. Det skal op i kommunen snarest, og vi håber, at der kan komme en god løsning herpå, da vi snart er trætte af at se på de kedelige jordvolde.

Videoovervågningen fungerer fint, og gode resultater er kommet os til gode.

Alle ældreboligerne er udlejet, og der er fuld tilfredshed fra beboerne der.

I afdelingsbestyrelsen har der været store diskussioner angående bemandingen i driften og vi har brugt meget tid på dette. Desværre valgte suppleant Mikkel, at træde ud af bestyrelsen pga. dette.

Angående Nords to bestyrelser, AB og VA8 har vi haft 3 møder, hvor konklusionen var: Skal vi fortsætte og udvikle vores driftssamarbejde til fælles fordel, eller udvikle hver for sig. AB håber at få svar fra VA8.

Vi kom godt ud af 2010, hvor regnskabet viser et overskud på 150.300 kr.

Bestyrelsen vil arbejde på at få lavet en forretningsorden, både til bestyrelse- og beboermøder, da der ikke ligger en på nuværende tidspunkt.”

Herefter supplerede de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Poul Erik Jensen supplerede med, at der med hensyn til de fællesmøder, der har været holdt med AB, har været uenighed i afdelingsbestyrelsen, om der skal arbejdes for, at der skal træffes fælles beslutninger med AB og at det bør afgøres på et beboermøde.

Det blev givet til kende, at fællesmøder og beslutninger kan være positive, og bør udmønte sig i, at vi kan gøre tingene billigere. Der blev opfordret til, at den nye afdelingsbestyrelse sætter sig sammen med AB’s bestyrelse og så vender tilbage på et beboermøde, med de forslag og forskellige rammer der er.

Der blev udtryk ønske om at gennemgå husordenen, idet der er en ganske udmærket husorden, men det er indtrykket, at den ikke bliver fulgt af alle – parkering, altaner, børn m.m.  – hvad gøres der for, at husorden bliver overholdt. Det blev forslået, at der holdes en debataften om emnet, hvilket både forsamlingen, bestyrelsen og afdelingslederen støttede op omkring.

Herefter blev beretningen sat til afstemning.

Alle stemte for beretningen. Beretningen godkendt.


10.    Behandling af indkomne forslag

a. Varmebesparelsesprojekt ESCO til beslutning
Poul Erik Brønsholm præsenterede sig selv.

ESCO er en model, hvor omkostningerne bliver betalt af det, man sparer i energi, så der ikke er nogen udgift for beboerne. Når det efter en periode er tilbagebetalt, får afdelingen den fulde gevinst for besparelsen.
Renovering i Bæk- og Fosgården har allerede givet en stor besparelse. Men man har ikke gjort noget ved de tekniske installationer. Derfor har det været interessant at se, om det kunne give en yderligere besparelse. Samtidig har afdelingen et fint historisk materiale over varmeudviklingen/-forbruget.

Albertslund Fjernvarme har bevilliget en forundersøgelse, der har vist, at der er nogle muligheder for besparelser.

Det ligger i ESCO modellen, at der gives en garanti for, at afdelingen opnår en besparelse og at udbyder er forpligtet til at sørge for, at afdelingen opnår besparelsen

Poul Erik Brønsholm gennemgik de to forskellige tilbud. Det anbefales, at man vælger tilbuddet fra Clorius Controls, idet de tilbyder den største besparelse og ønsker den mindste procentdel af en eventuel yderligere besparelse. Endvidere vil de installerer et CTS-anlæg, 3 nye pumper samt nye reguleringsventiler i de enkelte boliger.

Hvis forsamlingen går ind for projektet, så er det det første projekt der bliver gennemført i den almene boligbevægelse, så det har stor bevågenhed og interesse og har fået mange tilskud vi normalt ikke ville få.

Aftalen er med virkning fra 1. januar 2012, hvor der så vil ske en regulering af lejen, men med en tilsvarende regulering af varmebidraget så den samlede leje incl. varmebidrag er uændret. Efter 4 år er udgiften tilbagebetalt.

Man skal ind i alle boliger og lave en enkelt ventil i teknikrummet i gangen.

Ved gennemførelse af dette projekt, vil afdelingen kunne leve op til bygningsreglementet omkring krav til nybyggeri.

Herefter blev projektet fra Clorius sat til afstemning.

1 stemte imod resten stemte for. Projektet godkendt.


b. Forslag til bemanding af driften samt driftssamarbejdet
Mikkel Rømer Jespersen begrundede forslaget omkring bemanding af driften samt driftssamarbejdet. Der har været stor drøftelse i bestyrelsen omkring bemanding af driften, da driftsleder Torsten Dose Mortensen har udtrykt på flere møder, at nu hvor byggesagen er færdig, er det nødvendigt med flere medarbejdere, for at holde standarden.

Troels Jørgensen supplerede forslaget med, at han mener, at det er til gavn for alle og at mandskabet også er interesseret i sådan en ordning.

Poul Erik Jensen tilkendegav, at spørgsmålet omkring splitansættelser havde givet splid i bestyrelsen, og tilkendegav, at han ikke var imod en udvidelse af 1 person på bemandingen, men at han ville have lov til at stille spørgsmål, om det var nødvendigt.

Poul Erik Jensen stillede herefter et ændringsforslag til bemanding af driften og driftssamarbejdet:

Ændringsforslag:
”Beboermødet beslutter, at afdelingsbestyrelsen undersøger om der er behov for at ansætte en mand mere til at holde vore grønne områder og den almindelige daglige renholdelse.

Afdelingsbestyrelsen undersøger om det er muligt at udliciterer beskæring af træer og buske og hvad konsekvensen og økonomien i dette vil være.

At det undersøges om der er blevet mere arbejde efter renoveringen samt at det undersøges, hvor mange ansatte, der er i andre afdelinger på størrelse med vores.”

Driftsleder Torsten Dose Mortensen oplyste, at da man gennemførte et fælles ejendomskontor, tog man ikke hensyn til om der skulle laves splitansættelser. De ansatte sidder i et fælles lokale og når der kommer en beboer, tages der ikke hensyn til, om de kommer fra AB eller VA, men yder samme service. Det er ikke hensigtsmæssigt at der ikke er klare rammer.

I oplægget der har været behandlet i afdelingsbestyrelsen, har afdelingsleder Torsten kommet med et forslag til, at man kan ansatte to medarbejdere yderligere i splitansættelser uden omkostning for VA, hvilket AB har godkendt på deres møde.

Poul Erik Jensen tilkendegav, at han ønsker, at det bliver undersøgt nærmere, idet man før renoveringen sagde, at områderne ville blive lettere at holde efter renoveringen og derfor bør det undersøges nærmere.

Klaus Grand gjorde opmærksom på, at hvis vi laver splitansættelser, er det svært at komme ud af det igen.

Forsamlingen tilkendegav, at de har et ønske om, at afdelingsbestyrelsen og driftslederen arbejder sammen, og laver et klart oplæg om, hvad der er brug for og herefter indkalder til et beboermøde. Der blev udtryk stor tilfredshed med de ansatte.

Driftsleder Torsten Dose Mortensen tilkendegav, at der er et behov for at vide, om der skal oprettes to telefonlinjer, to åbningstider og servicering af beboerne hver for sig, samt være opmærksom på de fordele der er med, at medarbejderne hjælper hinanden på tværs af afdelingen, hvilket giver mere robusthed ved sygdom og ferie.

En fælles forsamling udtrykte ønske om, at forslagene blev trukket tilbage og at den kommende afdelingsbestyrelse sætter sig sammen og laver et fælles forslag og gennemgår samarbejdsaftalen. Det blev kommenteret, at det ikke er rimeligt, at forsamlingen bliver en del af afdelingsbestyrelsen uenighed.

Begge forslagsgivere valgte herefter at trække deres forslag og tilkendegav, at de er enige i, at den kommende bestyrelse, laver et fælles oplæg til et beboermøde. 


11.    Valg
a. Valg til afdelingsbestyrelsen
På valg er Anita Kallesø, Lyna Jensen og Agnete Høpfner.

Anita Kallesø modtager genvalg. Anita Kallesø oplyste, at hun vil arbejde for, at alle arbejder for en fælles løsning.

Lyna Jensen har tilkendegivet, at hun modtager genvalg.

Agnete Høpfner ønsker ikke genvalg.

Mikkel Rømer Jespersen stiller op til afdelingsbestyrelsen.

Anita Kallesø og Mikkel Rømer Jespersen blev valgt.

Mogens Letterborg stillede op som suppleant og blev valgt.

b. Valg af interne revisorer
Henning Osborne blev genvalgt

John Borritsøe valgt for nyttehaverne

c. Valg til bolignetbestyrelsen
Klaus Grand blev genvalgt.
Mikkel Rømer Jespersen blev genvalgt.
Suppleant Mogens Lethraborg blev genvalgt.

d. Valg til Brugergruppen (Albertslund Varmeværk)
Troels Jørgensen blev genvalgt.


12.    Orientering om VA’s generalforsamling
VA afholder generalforsamling i Musikteateret i Albertslund den 12. maj.
Formand Vinie Hansen er på valg. Hanne Iversen fra Grønningen har valgt, at hun ikke genopstiller til bestyrelsen.


13.    Eventuelt
Det blev spurgt, om det er muligt at gøre noget ved dem der opholder sig i glaspartierne, da man er meget generet af røg. Det blev ligeledes spurgt om det er muligt, at gøre noget ved de store biler, der holder ved skraldeskure m.m.

Til dette blev der svaret, at det tidligere på aftenen er aftalt, at der afholdes et debatmøde om husordenen, idet der også er behov for en forventningsafstemning.

Video overvågning. Driftsleder Torsten Dose Mortensen fortalte ganske kort, at der har været 5 henvendelse fra politiet. 3 om indbrud, 1 med mistanke om trusler med våben og 1 om ildpåsæt- telse. Driften har i 2 tilfælde konstateret hærværk, hvor der har været kontakt med forældrene.
En beboer tilkendegav, at det er nogle fine altaner, vi har fået, men at der på de fleste altaner, er opsat gardiner. Der blev efterlyst nogle regler omkring dette, da det ikke ser pænt ud. Kan drøftes på mødet omkring husordenen.

På bakken ud til Lyngmosevej er der mange huller, der er til stor gene. Rambøll er blevet sat til at tjekke broen og det skal herefter besluttes, om den skal renoveres eller rives ned.

Dirigenten sagde herefter tak for i aften.





_______________________                          _______________________
Dirigent Poul Erik Jensen                               Formand Anita Kallesoe

Bestyrelsesmøde 16. marts 2011

Anita,  Troels, Poul-Erik, Klaus

Planlægning af regnskabsbeboermøde 28. marts.  Vi skal have formøde kl. 18.00

Dirigent til beboermødet: Poul-Erik spørger i VA bestyrelsen
Referent til beboermødet:  Anita spørger Berit

Vi  beder Bo-Vest om at en fra økonomiafdelingen gennemgår regnskabet. Anita får Torsten til at arrangere.

Lyngmosevej sagen er gået i stå på vores side. Det må vi meddele på beboermødet – vi havde jo et møde herom.

Referatet fra budgetmødet 13. september til godkendelse

Gennemgang af regnskabet

(Vi har ikke fået svar på vores spørgsmål endnu – seneste chance på formødet)

Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb til godkendelse. Poul-Erik får det revideret af Henning.

Nyttehaver regnskab. Orientering herom. Anita spørger Lizzie.

Statistik på brug af videoovervågning. Skal Torsten have klar.

Anita læser referaterne igennem og laver en opsamling til beretning.

Anita sørger for kage og småkager. Poul-Erik vand og øl.

Indkomne forslag:

1.       Forslag til bemanding af driften og Driftssamarbejde (Anita, Troels og Mikkel).
2.       Energibesparelsesprojekt: Forslag om at afdelingen indgår aftale med Clorius om installation af CTS anlæg mm. Dette vil få betydning for husleje og varme betaling. Clorius garanterer for en minimumsbesparelse. (Der skal laves en Pixi udgave og henvises til den fulde udgave på hjemmesiden).

Valg til bestyrelsen:

Anita og Lyna er på valg.

Valg til Bolignet. Klaus laver en lille beretning.

Valg til Brugergruppen for Albertslund Varmeværk.

VA’ s generalforsamling omtales med dato.


Næste møder:

28. marts regnskabsbeboermøde – formøde kl. 17.30
7. april kl. 17.30. Bestyrelsesmøde med bygningsgennemgang.

Bestyrelsesmøde 10. marts 2011

20110310 Bestyrelsesmøde


Til stede:
Anita,  Troels, Poul-Erik, Klaus
Afdelingsleder: Torsten (frem til diskussion om driftssamarbejde)

Dirigent: Anita
Referent: Klaus
1.       Gennemgang af regnskab

Revisorforbehold – Torsten mener forbeholdet er uaktuelt og har stillet spørgsmål til revisor mhp at få det fjernet.

Ekstraordinær renteindtægt er der ikke budgetteret med. Ubekendt størrelse. Torsten har spurgt økonomiafdelingen om dette. Hvordan skal vi kunne budgettere med sådanne ubekendte?

Vaskeri. Underskud som sædvanligt.

Kajs forhold undersøges mhp deling af arbejdskraft og deling af lønudgifter. Ligger der en aftale? Torsten undersøger. I givet fald skal vi bede om at få pengene for både 2009 og 2010.

Torsten tjekker om opkrævet beløb for Viasat/Canal Digital for 3 måneder er landet i antennebudget i stedet for kanalbetaling.
Antenneregnskab – note 38 – tager Torsten op. Skal renses for signallevering.

2.       Næste møde onsdag 16. marts kl. 17.30

Emner på beboermødet:
Beretning
Hvem er på valg
Lyngmosevej – hvis vi har fået nyt at vide på byggemødet
Energiforslag

3.       Diskussion om driftssamarbejde.

Intet nyt.


Bestyrelsesmøde 16. februar 2011

Anita,  Troels, Poul-Erik, Klaus

Gæst: Poul-Erik under første punkt (projektansat i Bo-Vest)
Afdelingsleder: Torsten (frem til diskussion om driftssamarbejde)

Referent: Klaus
Referat fra sidste møde godkendt med ændring af mødedato fra 9. marts til 10. marts
Mikkels udtrædelse af bestyrelsen:
Taget til efterretning

Broerne ved Lyngmosevej – nedrivning?
Teknikerne kommer i starten af februar.
Torsten har fundet tegningerne på Malervangen og givet dem videre til teknikerne.

Vi har ikke fået ny status på sagen om volden ved Lyngmosevej.

Forretningsorden
Vi skal aftale dato for møde om forretningsorden for bestyrelsen. Det bliver  16. februar kl. 17.30.

Affaldsøer
Ros til omdelt seddel om affaldsøer.  (Kan lægges ind på hjemmesiden sammen med øvrige beboermeddelelser)
Torsten vil også lave tydeligere afmærkning af affaldsbeholderne.

Hjemmesiden
Torsten og Rikke snakker om ajourføring. Henter evt. Jesper ind til at hjælpe med dette.  Inddrager AB. Behøver ikke være noget højteknologisk projekt. Foreløbig fortsætter bestyrelsen med at lægge referaterne op på ”undersiden”.

Råbalancen
Grundig gennnemgang af principperne for råbalancen og hvad vi vil fokusere på fremover. Bestyrelsen får råbalance månedligt.

Ekstra: Torsten sørger for at justere prisen for brugen af vaskeriet.

Nyt fra Torsten:
Tjekker kameraerne ugentligt. Hærværk på videokameraer i forbindelse med nytår. En er pågrebet og der har været forældresamtale. Forældrene betaler, men ingen politianmeldelse.
Der har været klager over uheldige tilfælde i flere af Bæk opgangene. Har brugt video overvågningen.
Diskussion om pavillion kan flyttes til bagest i Grønningen. Byggetilladelse skal indhentes.
Møde med Susanne fra Boliganvisningen.
Ansøgning til Indenrigsministeriet genindsendes. Om udefaciliteter bl. a på det grønne område.
Indhentet tilbud på rengøring. De samme fortsætter  hos os på trapperne. Sker en ændring på Beboerhus mm.
Brev fra beboer i Fosgården om mangler. Torsten har været forbi. Det der kunne er blevet klaret og beboeren er glad forlyder det.
Byggesagen:  Der kommer orientering til beboerne om vedligehold og smøring af døre mm. Opfølgning på spørgeskema.

Brev fra Malervangen:
Blev diskuteret af bestyrelsen. Ingen endelig konklusion. Tvivl  hos nogle bestyrelsesmedlemmer om det fremsatte forslag vedr.  fælles ansættelse  betyder at alle ansatte skal have ændret ansættelsesforhold.


Kalender
Bestyrelsesmøder første torsdag i hver måned
16. februar kl. 17.30 Bestyrelsen holder møde alene om forretningsorden mm.
Markvandring – Torsten finder dato
10. marts kl. 17.30 bestyrelsesregnskabsmøde
31. marts regnskabsbeboermøde