20100913 Budgetafdelingsmøde

20100913 Budgetafdelingsmøde


Referat af afdelingsmøde i Bæk-/Fosgården 13. september 2010


1.       Poul-Erik valgt som dirigent uden modkandidat
Dirigenten konstaterede at beboermødet var lovligt indkaldt.
Der var 16 husstande repræsenteret på mødet.
2.       Klaus Grand blev valgt som referent
3.       Dirigentten skønnede at det ikke var nødvendigt at vælge et stemmeudvalg
4.       Den udsendte dagsorden blev godkendt
5.       Stillingtagen til om der skal holdes et eller to beboermøde (forslag udsendt med dagsorden).
I henhold til VA’s generalforsamlingsbeslutning kan de enkelte afdelinger vælge om de vil holde et eller 2 beboermøde til budget og regnskab.
Det blev enstemmigt vedtaget at fortsætte med den hidtidige praksis. Det vil sige at vi holder særskilt budgetmøde og regnskabsmøde, hvor der også foretages valg til bestyrelsen.
6.       Behandling af budget for 2011 (ny revideret budgetforslag)
På grund af fejl i det omdelte budget blev en ny og væsentlig anderledes udgave uddelt på mødet.

Afdelingslederen redegjorde for forskellen på de to budgetter:
Revision 1 indeholdt en huslejestigning på 11,82 %. Dette er i Revision 2 nedsat til 5,45 %.
I Revision 1 var der regnet med lånoptagning til betaling af gamle lån, som Landsbyggefonden har påtaget sig at betale. Til gengæld var der ikke medtaget financiering  til videoovervågning, termostater, postkasser og nedrivning af betonbroer. Disse punkter er med i revision 2. Huslejestigningen havde kun været på 1 % uden disse. Herefter er alle disponerede arbejder medtaget. Udskiftning af depotrumsdøre kan dog komme til, hvis de ikke indgår i byggesagen.

Øvrige punkter i budgettet, herunder konto 115 Almindelig vedligeholdelse og 116 Planlagt vedligeholdelse, er som forventede.

Vaskeriet giver underskud  og derfor vil taksterne blive reguleret fra nytår.

Præmien på glasforsikring er steget betragteligt. Denne kan imidlertid genforhandles næste år, hvis vi har færre skader.

Budget udgave nr 2 pr 13.09.2010 blev enstemmigt vedtaget.

7.       Referat fra ekstraordinært beboermøde 12. juni 2010 blev godkendt (nedrivning af betonbroer)
8.       Evt.
Der blev spurgt til videoovervågningen. Afdelingslederen svarede at installationen kører, men at man endnu ikke har forbindelse til serveren. Dette blev lovet klar i løbet af september måned. Bestyrelsen har udarbejdet retningslinjer for den daglige brug, herunder udarbejdelse af statistik, der fremlægges på regnskabsmødet.
Afdelingslederen orienterede  om 1 års eftersyn på arbejder i lejlighederne i forbindelse med byggesagen. 

Procedure for videoovervågning

Link til dokument


Vedtaget på bestyrelsesmøde 1. juli 2010
Vi håber at opsætning af videokameraer og den tilhørende skiltning vil have en præventiv virkning, så vi undgår kriminalitet, chikane af beboere og hærværk i indgangspartierne. Hvis dette alligevel forekommer ønsker vi at kunne identificere gerningsmændene i henhold til disse regler.
·         Lovgivningen skal følges
·         Anlægget kan ikke udvides uden beslutning på beboermøde, selvom lovgivningen ændres
·         Alle tilfælde af granskning af videobånd skal registreres. Bestyrelsen skal holdes løbe orienteret og statistik fremlægges på regnskabsbeboermøde
·         Følgende tilfælde kan foranledige granskning af videobånd
o   Kriminalitet hvor politiet involveres
o   Hærværk i en størrelsesorden så boligforeningen  vil  kræve erstatning
o   Chikane hvor foreningen agter at starte en udstede en advarsel eller udsmidningssag
o   Herudover mindre alvorlige tilfælde, som afdelingslederen skal orientere bestyrelsen om på førskommende bestyrelsesmøde
·         Der skal være en rutine for at kontrollere at kameraerne rent faktisk virker

Formålet med ovenstående er at videoregistreringen ikke bruges som et tilfældigt værktøj, men i stedet som en del af en samlet indsats for at forbedre miljøet. Bestyrelsen ønsker at være en del af denne indsats og ikke kun overlade den til administrationen ligesom de ønsker at kunne styre ressourceforbruget i forbindelse med denne nye opgave.
Oversigt over omkostninger forårsaget af hærværk før og efter opsætning af videokameraer bør udarbejdes.

Dette regelsæt er besluttet af bestyrelsen og vil blive fremlagt på førstkommende beboermøde.

20100612 Ekstraordinært Beboermøde

20100612 Ekstraordinært Beboermøde


Anita bød velkommen.
1.      Valg af dirigent: Poul-Erik Jensen
Dirigenten konstaterede at beboermødet er lovligt indkaldt og mødet er beslutningsdygtigt.
18 lejemål repræsenteret.
Gæster: 
Lise Skov og Svend Algren (landskabsarkitekter på byggesagen)
2.       Valg af referent: Klaus Grand

3.       Valg af stemmetællere: Ikke nødvendigt i første omgang.

4.      Forslag: Nedlæggelse af de to betonbroer mod Lyngmosevej mm.  Uddelt til alle beboere.
Diskussion og behandling af forslaget:
Torsten:
Forslaget tilgodeser en bedre sammenhæng i grønne områder.
Betonbroer kunne med dette forslag  undgå dyr vedligeholdelse. Der er regnet med 2.2 mio i langtidsplanen til vedligeholdelse.
Lise og Svend:
Der er overskud af jord fra byggeriet.  Dette kan køres væk eller bruges som støjvold. Eller endnu bedre bruges til at udfylde den nedsænkede sti mod Lyngmosevej, som forslaget går ud på. På denne måde kan vi  inddrage store arealer.  Og så skal der være en vold ud mod Lyngmosevej.
Spørgsmål:  Hvad skal der ske med ramperne  og hvorfor skal der være cykelsti dér.
Lise: Op til beslutning i dag hvad det skal ende med
Beboer: Det er et gammelt princip at den bløde trafik og den hårde trafik er adskilt. Hvorfor bryde med det. Forslag om at  grave tilkørselsvej ned. Flest børn her i bebyggelsen i hele kommunen.
Klaus: Enig. Og alternativt kan der laves cykelsti i midtområdet. Har vi drøftet i bestyrelsen og dette er også den oprindelige linjeføring gennem bebyggelsen.
Mogens: Forslag om at indhegne cykelsti
Beboer: Hvorfor ikke lægge stien helt inde ved husene.
Borritsøe: Vi kan høre trafikken.  Det bliver vel værre nu.
Svar: Der skal være en  vold som vil dæmpe lyden.
Torsten:  Midterstien er den gamle hoved sti inden den blev fjernet under byggesagen – Nordstien.
Mogens m.fl.: Nordstien er den offentlige sti.
Beplantning for at dæmpe  støjen fra Roskildevej.
Børge: Hvor kommer jorden fra. Der er bragt grusjord hertil og hentet god muldjord. Bemærket af flere beboere.
Beboer: Forslag om sti helt oppe ved beboerhus. Stadig farligt med midterstien, nu denne ikke er nedgravet længere. De andre broer er jo fjernet.
Freddy:  Trafik er farlig. Børnene skal også lære at begå sig.
Svar: Der skal være bump og lign. til at dæmpe hastigheden i VA bebyggelsen. Vi ved godt at enkelte bilister  kører for stærkt.
Torsten:  Ikke så meget trafik på Lyngmosevej.
Lise: Man bør forsøge at undgå skjulte områder pga småkriminalitet.
Beboer: Meget brug for gangstier
Torsten:  Rabat mellem Lyngmosvej og fortov vil forbedre forslaget.
Freddy: Tag hensyn til at der bliver parkeret meget på Lyngmosevej. Især i weekenden. Er der tænkt på det.
Svar:  Planlagt cykelsti er faktisk taget af Lyngmosevej.
Mogens: Trådhegn for at undgå direkte adgang til Lyngmosevej.
Beboer + Mikkel: Midterstykket fungerer trafikdæmpende hos AB – som et skovstykke
Opsamling:
Sikkerhed vigtig. Derfor skal der være trafikchikane. Tages hensyn til parkering på Lyngmosevej. Også af de store biler vi ikke vil have inde i bebyggelsen.
Betingelser til forslag: Forslaget ok hvis der tages optimalt hensyn til sikkerheden. Midterstien skal være cykelsti, som droppes ved Lyngmosevej. Dette sparer også penge. Det er en forudsætning at det fremlagte budget holder.
Sti omkring gavlene skal også med, nu hvor der ikke er fri adgang gennem blokkene mere. Og nogle har cykler på den ene side, andre på den anden side. Depotrummene ligger på begge sider nu.
Diskuteredes videre.
Agnete: Spurgte til økonomi  - hvem står bag notatet, som ligger til grund for forslag. Interessentselskab.
Torsten: Vitraz arkitekter
Landskabsarkitekter takkede af og forlod mødet, da vi gik i gang med økonomien.
Gennemgang af økonomi:
Torsten: Beregnede tal fra Vitraz i notatet:
”Helhedsplan kolonne” i notatet: Penge fra byggesagen til reetablering
”Volden kolonne” i notatet: Penge, der skal financieres ekstra – Små 2.3 mio
Langtidsplan: Regnet med renovering af betonbroer til 2.2 mio – ikke financieret.
Vi vil alligevel skulle have en udgift på 2.2 mio til renovering, hvis vi ikke vedtager dette projekt.
Plus skråstier der er ved at falde sammen.

Agnete: Synes økonomien er tvivlsom. Dårlig forberedelse.
Beboer: Stien der skal fjernes  er vores. Poul-Erik enig i at det er vores.
Torsten: Mener det er kommunens og det er dem der vedligeholder.
Vi har fortovspligt.
Beboer: Hvor vigtigt er det at broerne vedligeholdes nu?
Beboer: Har der været nogen ude at kigge på dem? Er der lavet en rapport.
Torsten: Kender ikke baggrunden, men formoder det er undersøgt.
Klaus: Tidsfristerne?
Torsten: Tænkt udført i forlængelse af byggesagen – dvs til efteråret.
Beboer: Bliver legepladser gennemført.
Torsten: Beboerne bliver inddraget  vedr. legepladser –  der kommer udspil.
Torsten: Konsekvensberegning Betonbroer og Alternativ (udvidelse af containergården)
Egenfinanciering/realkreditlån
Torsten om containergård: Vi kan spare husleje på pladsen dernede fra AB og få medfinansiering.  Når der alligevel skal graves og reageres.
Agnete:  Brandvæsen indkørsel hvor?
Svar: Nordstien
Svar: Renovation ikke diskuteret.
Mogens: Brandvæsenet har været involveret.
Mogens: Hvis vi sløjfer stien vil der være en lille besparelse.
Beboer: Godt at sende et signal om at cykelstien ved Lyngmosevej skal væk.
Mogens: Lokalplan kræves og der sker ikke noget før august.
Torsten: Hvis vi bestemmer – går man i gang med det samme
Mikkel: Vi skal have faste tal – det må ikke skride.
Torsten: Vi kan beslutte at det er en betingelse at økonomien holder.
Dirigenten: Forslaget går på at der ikke skal være cykelsti, men kun fortov på Lyngmosevej. Sti rundt om gavlene bliver der også kigget på.
Torsten indbyg økonomien i tilbuddet. Hvis det ikke kan holdes inden for budgettet, skal der ny beslutning til.
Beboer: Rabat mellem vej og fortov skal med.
Beboer: Rækkefølgen er vigtig.  Nordstien først – så bro
Afstemning: Vedtaget enstemmigt.


Forslaget vedr at inddrage Containerpladsen og give mere plads hertil:
Klaus: Forhastet forslag. Vi har ikke drøftet brugen og behovet for containergården. Omvendt rækkefølge
Beboer: Diskussion om sorteringsprincipper
Der stemtes om principbeslutning om at udvide containergården:
Vedtaget: Ingen imod, 1 stemte ikke

20100419 RegnskabsBeboermøde

20100419 RegnskabsBeboermøde


Referat af regnskabsbeboermøde i Bæk-/Fosgården 19. april 2010


Troels Jørgensen bød velkommen og foreslog Poul-Erik Jensen som dirigent.

1.       Poul-Erik valgt som dirigent uden modkandidat
Dirigenten konstaterede at beboermødet var lovligt indkaldt.
2.       Klaus Grand og Hanne Sanderhoff Degn valgt som referenter
3.       Den udsendte dagsorden blev godkendt
4.       Referat fra beboermøde 21. september 2009 blev godkendt
5.       Gennemgang af afdelingens regnskab for 2009
 Regnskabet blev fremlagt af afdelingsleder Torsten Dose, som indledte med at præsentere sig selv. Han har 9 års erfaring fra tilsvarende stillinger hos Lejerbo og FSSB (Tingbjerg og Bellahøj).
Populær udgaven af regnskabet var uddelt til beboerne med mulighed for at rekvirere den store udgave.
Torsten konstaterede at regnskabet er kompliceret pga posteringer og modposteringer  tilhørende byggesagen. Han koncentrerede sin gennemgang om konto 114 Renhold inkl. løn, 115 Vedligeholdelse og 116 Henlæggelser.
Regnskabet viser et betydeligt underskud, som især skyldes øgede omkostninger på konto 115, hvor der har været ekstraordinært mange reparationer.  Følgende områder blev nævnt:  vandskader under selvrisikogrænsen, merudgifter på opgangene, reperationer på grundvandspumper, toiletter, blandingsbatterier og hoveddøre.
Ekstra udgifter til snerydning blev nævnt, men det er på konto 114 og underskuddet er på 115.
Der blev spurgt til ledige ældreboliger, men det er kommunen der bærer dette underskud. Dog er det afdelingen, der betaler for nødvendige varmeudgifter til de tomme lejemål.  Der blev drøftet hvad man kunne gøre for at få dem udlejet. Huslejen er høj, men det blev nævnt at boligtilskuddet ofte vil dække en del heraf.
Torsten nævnte at det kan være svært at skelne nogle udgifter til byggesagen fra driften. Og i hvert fald alt for dyrt at gå ind i nu.
Bestyrelsen fortalte at de ikke havde haft kendskab til underskuddet før lige inden bestyrelsesmødet og at der ikke havde været rapporteringer i perioden.
Der blev udtrykt håb om at regnskabet bliver mere overskueligt næste gang og at der bliver rapporteret løbende.
Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.
6.       Bestyrelsens regnskab
Poul-Erik fremlagde bestyrelsense regnskab. Budgettet var på 10.000 kr til gaver, diæter, møder, telefonpenge mv. Der var brugt 8.875 kr og en beholdning på 1.164 kr.
Fremlæggelsen blev taget til efterretning uden spørgsmål.
7.        Regnskab for haverne
Lizzie fremlagde regnskabet. Der var blevet afholdt en havefest og der var udlejet 35 haver, som hver gav en indtægt på 100 kr i leje. Beholdningen pr 1.1.2009 var 5.168 kr og 31.12.2009 6.885 kr.
Fremlæggelsen blev taget til efterretning uden spørgsmål. Der er i øvrigt få ledige haver i øjeblikket.
8.       Beretning fra bolignetbestyrelsen
Der var uddelt en skriftlig beretning til beboerne. Klaus og Mikkel supplerede med at glæde sig over at parabolerne nu var nedtaget fra facaderne. Måske mangler der en enkelt på en altan, men ikke noget problem. Der er forhåbning om et meget stille kommende år på dette område.
9.       Beretning fra bestyrelsen
På mødet var omdelt en oversigt over årets aktiviteter.
Byggesagen har selvfølgelige fyldt meget i årets løb, men herudover har der været maling af altaner og opgange, udskiftning af pulterrumsdøre og låse samt postkasser. Desuden nye ventiler og termostater på varmeapparater og vandmålere i alle lejemål.
Beretningen blev taget til efterretning.
Under beretningerne blev også disse punkter diskuteret:
·         Manglende numre på carporte. Svært at se hvilke der er udlejede. Torsten:  Skilte er på vej
·         Mogens Lethraborg roste Troelses indsats i miljøkampagner – medvirkende til at afdelingen var blevet belønnet med en mosaik på fælleshuset
·         Problemet med at det tager lang tid inden der kommer varmt vand i køkken og stort badeværelse. Torsten: Det bliver undersøgt grundigt nu med målere og kontrol af cirkulation
·         Der blev spurgt til hvor mange der skal betale for elforbrug i pulterrum. Torsten:  Har ikke tallet nu.
·         Vi har stadig en sag med korrekt frostsikrede termostater til soveværelser – Torsten er på sagen
·         Der blev spurgt til antal udlejede carporte. Der er stadig mange ledige. Bestyrelsen har besluttet at ikke udlejede og dermed ikke afmærkede carporte kan benyttes af alle. Der skal informeres om de ledige carporte
·         Opsætning af videokameraer er næsten afsluttet. En beboer spurgte til den bebuede aftale med kommunen som forudsætning for ibrugtagning. Der er ikke indgået aftale herom endnu.
·         Ophold i opgangen blev diskuteret. Ikke nødvendigvis hærværk, men ofte meget højrøstet i forhold til stuelejlighederne
·         Piktogrammer på vej udover de midlertidige
·         Stor ros til gårdmændene for deres arbejde i marken

10.   Aktivitetskoordinator Hanne Sanderhoff Degn
Hanne, som er barselsvikar for Rikke, gennemgik organisationen og de mange aktiviteter
·         Styregruppens sammensætning og møder
·         Aktivitetsudvalg
·         Børn og unge konsulent Stine
·         Legepatruljen
·         Ungdomsredaktionen i netværk
·         Netværkshus
·         Kvindeprojekter
·         Pavillionen
·         Mm

11.a. Valg til afdelingsbestyrelsen
Anita Kallesøe og Lyna Jensen er først på valg til næste år.
Poul Erik Jensen, Troels Jørgensen og Klaus Grand blev genvalgt.
Som suppleanter blev Agnette Høpfner og Mikkel Rømer Jespersen valgt.
Beboermødet gav bestyrelsen lov til at konstituere sig med kontaktperson/formand og kasserer.
11.b Valg af interne revisorer
Henning Aasborg genvalgt.
John Borritsøe genvalgt til revisor for haverne.

       11.c Valg af bestyrelse til bolignet
Klaus Grand og Mikkel Rømer genvalgt
Mogens Lethraborg suppleant

      11.d Valg til Brugergruppen (Albertslund Varmværk)
Troels Jørgensen genvalgt
11.   Orientering om VA’s kommende generalforsamling afholdes 26. maj
12.   Eventuelt
·         Byggesagen og udearealerne blev diskuteret. Der er belægninger og stiforløb som ikke er med i reetableringen. Grønningen frigøres først til oktober.
·         Hvornår gøres haverne færdige – de blev lovet klar i november
·         Manglende svar fra ejendomskontoret – op til 3 emails sendt om samme sag uden så meget som modtagelse bekræftet
·         Der skal tages stilling til broerne og stien ved Lyngmosevej
·         Der bliver ikke fældet træer uden tilladelse og plan
·         Niels anmodede om at man forsøger at involvere de etniske beboere
·         Der blev spurgt hvor man skal melde når den er gal med nedløbsrør og lingnende. Svaret var ejendomskontoret...